Yogyakarta — Mahasiswa S1 Program Studi Manajemen Pendidikan Islam (MPI) UIN Sunan Kalijaga telah melaksanakan kunjungan akademik mata kuliah manajemen kearsipan pada tanggal 7 Mei 2026 di ruang pertemuan Pusat Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM).

Kegiatan ini didampingi langsung oleh Kaprodi Manajemen Pendidikan Islam (MPI), Siti Nur Hidayah, S.Th.I., M.Sc. dan Heru Sulistya, M.Pd. Kunjungan ini disambut langsung oleh Erna Widyaningsih, S.E., M.M. selaku Kepala Bidang Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM). Dalam sambutannya, Erna Widyaningsih, S.E., M.M., menyampaikan pentingnya pemahaman mengenai pengelolaan arsip bagi mahasiswa sebagai modal awal mahasiswa dalam dunia kerja dan administrasi kelembagaan dimasa mendatang.

Kegiatan berlanjut pada penyampaian materi yang disampaikan oleh, Dr. Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc., selaku Arsiparis muda Universitas Gadjah Mada (UGM) yang mengajak mahasiswa untuk lebih mengenal peralatan kearsipan. Dengan mengadakan kuis di awal sesi, mahasiswa diminta untuk menebak gambar yang ditunjukkan di depan layar LCD. Di sesi akhir kuis, mahasiswa yang bisa menjawab semua soal kuis dengan benar mendapatkan hadiah sebagai bentuk apresiasi. Begitupun mahasiswa yang memiliki nilai paling rendah juga mendapatkan hadiah untuk menambah semangat.

Sesi penyampaian materi pun dimulai dengan mengenalkan serta menjelaskan fungsi dari tiap peralatan kearsipan. Dr. Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc., mengatakan bahwa cara meletakkan arsip yang benar adalah berdiri bukan ditumpuk dalam posisi tidur. Selain itu, ruang penyimpanan arsip harus memenuhi standar suhu antara 18-22 derajat celcius, dengan kelembaban 45-55 persen yang dapat diukur melalui thermo hygrometer. Selain itu ia juga menjelaskan, dalam ruang penyimpanan arsip perlu dilengkapi dengan dehumidifierdan Air Conditioner (AC). Hal ini untuk menjaga kondisi arsip tetap kering dan sesuai standar preservasi. Sesi materi ditutup dengan tanya jawab dengan mahasiswa.

Sebagai penutup acara kunjungan, mahasiswa diajak berkeliling melihat ruang penyimpanan arsip yang ada di Universitas Gadjah Mada (UGM). Dengan dibagi menjadi empat kelompok, mahasiswa menelusuri ruang depo atau record center. Selain itu mahasiswa juga diperlihatkan bagaimana cara untuk melakukan laminasi pada arsip yang sobek atau rusak dengan menggunakan lem MC dan kertas tisu jepang. Dengan dilakukannya laminasi ini arsip setidaknya akan bertahan sampai 100 tahun. Para mahasiswa juga diajak melakukan praktik langsung pada proses perawatan arsip berupa foto. Setelah puas berkeliling dan berfoto-foto kunjungan resmi berakhir.

Dengan adanya kunjungan akademik ini diharapkan dapat menambah wawasan serta pengalaman mahasiswa dalam memahami praktik manajemen kearsipan secara langsung. Selain itu, kegiatan ini menjadi sarana penguatan keterampilan mahasiswa Program Studi Manajemen Pendidikan Islam (MPI) dalam bidang administrasi dan pengelolaan arsip di lingkungan lembaga pendidikan maupun pada instansi lainnya. Antusiasme mahasiswa selama kegiatan berlangsung turut mendukung kelancaran dan ketertiban acara hingga selesai.

Amellia Soraya